Datenschutz

Verantwortlich

Noch nicht hinterlegt.

Worum es geht

Der Tender-Manager ist eine geschäftliche Anwendung für Frachtausschreibungen. Mit ihm fragt der Einkauf Preise für Transporte bei Speditionen an, vergleicht die Angebote und vergibt die Aufträge. Personenbezogene Daten fallen dabei an von Mitarbeitern, die ein Benutzerkonto haben, von Ansprechpartnern der Speditionen, die das Lieferantenportal nutzen, und von jedem, der diese Seiten aufruft.

Es gibt keine Werbung, keine Reichweitenmessung, keine Analysewerkzeuge und keine Profile. Daten werden nicht verkauft.

Aufruf der Seiten

Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendig Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse und die Kennung Ihres Browsers. Ohne diese Angaben lässt sich eine Seite nicht ausliefern; die Protokolle dienen außerdem der Abwehr von Angriffen und der Fehlersuche. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies und Speicher im Browser

Die Anwendung setzt nur, was sie zum Funktionieren braucht (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, und deshalb fragt die Anwendung auch nicht danach.

Keine fremden Server im Browser

Alles, was Ihr Browser für diese Seiten lädt — Gestaltung, Symbole, Schriften und Programmcode —, kommt vom selben Server wie die Seite selbst. Ihr Browser ruft dabei keinen fremden Dienst auf; niemand außer dem Betreiber dieses Servers erfährt von Ihrem Besuch.

Benutzerkonto der Mitarbeiter

Für ein Konto werden Benutzername, Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Abteilung gespeichert; das Kennwort nur als nicht umkehrbarer Prüfwert. Wer sich mit einem Code per E-Mail anmeldet, bekommt einen Einmalcode an die hinterlegte Adresse; er wird nur als Prüfwert gespeichert, gilt kurz und wird nach sieben Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO: ohne Konto keine Arbeit mit der Anwendung, und ohne Zuordnung der Handlungen kein Nachweis.

Anwesenheit. Einkauf und Administration sehen, wer gerade angemeldet ist. Dafür wird je Person genau ein Zeitpunkt der letzten Handlung gespeichert — keine aufgerufenen Seiten, keine Verweildauer, kein Verlauf. Als anwesend gilt, wer in den letzten 5 Minuten etwas getan hat. Die Angabe wird beim Abmelden gelöscht; was liegen bleibt, entfernt die Anwendung nach einem Tag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Lieferantenportal und Freischaltung

Speditionen melden sich ohne Kennwort an, mit einem Einmalcode an ihre E-Mail-Adresse oder über einen persönlichen Link aus einer Aufforderung. Gespeichert werden die Ansprechpartner (Name, Funktion, E-Mail, Telefon- und Mobilnummer) und die Angaben aus dem Fragebogen zur Freischaltung, die überwiegend das Unternehmen betreffen.

Wer eine Unterlage bestätigt, unterschreibt mit Namen, Funktion, Vertretungsbefugnis und Ort; gespeichert werden außerdem die gezeichnete Unterschrift als Bild, ein Prüfwert der unterzeichneten Fassung, der Zeitpunkt, die IP-Adresse und die Kennung des Browsers. Das ist der Nachweis, wer sich wann auf welche Fassung eingelassen hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.

Preise und Angebote sind Daten des Unternehmens. Sie stehen hier, weil sie der Kern der Anwendung sind — nicht, weil sie personenbezogen wären.

E-Mail

Jede Nachricht, die die Anwendung verschickt, wird mit Empfänger, Betreff, Inhalt und Zeitpunkt in der Akte des Vorgangs abgelegt, damit nachvollziehbar bleibt, wer wann was erhalten hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Revisionsprotokoll

Fachlich bedeutsame Handlungen werden mit Zeitpunkt, handelnder Person oder Spedition, IP-Adresse und dem Gegenstand protokolliert — etwa eine Anmeldung, eine Preisabgabe, eine Unterschrift oder eine Vergabe. Die Einträge sind miteinander verkettet, damit sich nachträglich keiner unbemerkt ändern lässt. Sie werden deshalb weder geändert noch gelöscht; die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO: ein Vergabeverfahren muss sich im Nachhinein belegen lassen.

Presseschau

Einmal täglich sammelt die Anwendung öffentliche Meldungen über die Speditionen, mit denen der Einkauf zusammenarbeitet — aus deren eigenen Nachrichtenkanälen und über Nachrichtensuchdienste. Gespeichert werden Titel, Datum, Verweis und ein kurzer Anriss, kein Volltext. Solche Meldungen können Namen von Personen enthalten, etwa aus der Geschäftsleitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: das Interesse, rechtzeitig von der Lage eines Geschäftspartners zu erfahren. Die Meldungen werden nach 365 Tagen gelöscht.

Titel und Anriss jeder Meldung werden zur Zusammenfassung an die Schnittstelle Gemini von Google übermittelt; die Verarbeitung kann in den USA stattfinden. Übermittelt werden ausschließlich diese öffentlichen Texte und der Name der Spedition — nie Daten von Benutzern, Angebote, Preise oder Ausschreibungen. Nach den Nutzungsbedingungen der Schnittstelle verwendet Google die übermittelten Texte nicht zur Verbesserung seiner Dienste.

Die Presseschau entscheidet nichts. Sie sperrt niemanden und entzieht keine Freischaltung — sie legt vor, entschieden wird von Menschen.

Empfänger

Die Daten sehen die Mitarbeiter, die mit der Anwendung arbeiten, jeweils im Rahmen ihrer Rolle. Eine Spedition sieht im Portal nur ihre eigenen Daten, nie die eines Mitbewerbers. Außerdem erhalten Daten:

• der Betreiber des Servers, auf dem die Anwendung läuft, und der Dienst, über den sie E-Mails versendet;
• Google für die Zusammenfassung öffentlicher Meldungen (siehe oben).

Keine automatisierte Entscheidung

Die Anwendung trifft keine Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Wo sie vorschlägt — welche E-Mail zu welchem Vorgang gehört, welche Meldung beachtenswert ist, welches Angebot das günstigste ist —, entscheidet ein Mensch.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Löschen lässt sich nicht, was einer Aufbewahrungspflicht unterliegt oder als Nachweis gebraucht wird — etwa Einträge im Revisionsprotokoll oder eine geleistete Unterschrift.

Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie ihr aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Wenden Sie sich dafür an den oben genannten Verantwortlichen. Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz beschweren (Art. 77 DSGVO).